关于做好2021年度文件材料归档工作的通知
各部门、单位：
根据学校档案管理有关规定,我校2021年度文件材料归档工作已经开始,至6月底结束。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2021年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、出版、财会、声像、实物等各类文件材料。
2.2022届毕业生集体合影。照片要求：以班级或专业为单位，尺寸小于21cm*29.7cm。
3.往年应归而未归的各类文件材料。
二、归档要求
1.兼职档案员履行本部门、单位档案材料的收集、整理和立卷工作职责，收集部门科室、领导、工作人员手中的文件材料，做到应收尽收；分管档案工作的领导履行本部门、单位档案材料的监督、检查、验收等职责。
2.归档材料必须是原件，要齐全完整，不缺项、漏项。纸质档案文件目录应按标准录入学校档案管理系统，上传相应的电子文件、图片。
3.电子档案与纸质档案同步归档。凡反映学校重大活动、主要工作等且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档。电子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，图像文件收集JPG格式，声像文件收集MP4格式，图像文件需刻录光盘归档。
三、归档移交
移交时间：2022年6月30日之前。
移交地点：北京路校区校史馆102室。
移交手续：填写文件材料移交清单一式两份，由交接双方签字后各自存查。
联系人：温静 ,电话：83559569。
淮工档案QQ群：159655137。
党政办公室
2022年2月14日
